La Ventanilla Única (VU) es un sistema simplificado de declaración del IVA de la Unión Europea (UE) diseñado para aliviar la carga que supone para las empresas la gestión de los impuestos transfronterizos. El sistema de ventanilla única, que entró en vigor el 1 de julio de 2021, agiliza el proceso de gestión de las obligaciones del IVA para las empresas que venden bienes y servicios a consumidores finales en toda la UE. En esta completa guía, trataremos todo lo que necesita saber sobre el SLV, incluidos sus antecedentes, ventajas, proceso de registro y cómo utilizarlo eficazmente para su empresa.
Antecedentes del OSS
El OSS nació de la necesidad de simplificar y unificar las normas del IVA para las empresas que operan en la UE. Anteriormente conocido como Mini Ventanilla Única (MOSS), el sistema se amplió y pasó a denominarse OSS el 1 de julio de 2021. El nuevo sistema de ventanilla única incluye tres regímenes especiales: el régimen de los no pertenecientes a la Unión, el régimen de la Unión y el régimen de importación. Estos regímenes están destinados a empresas establecidas tanto dentro como fuera de la UE, lo que permite un enfoque más racional y eficiente de la gestión del IVA.
Ventajas del OSS
El sistema de OSS ofrece varias ventajas clave a las empresas que operan en la UE:
- Declaración simplificada del IVA: Las empresas pueden declarar y pagar el IVA devengado por las ventas transfronterizas a consumidores finales en la UE mediante una única declaración electrónica trimestral. Esto elimina la necesidad de múltiples registros y declaraciones de IVA en diferentes Estados miembros.
- Comunicación centralizada: Las empresas pueden comunicarse con las autoridades fiscales competentes a través de un único punto de contacto. Esto puede ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de resolver dudas o problemas relacionados con los impuestos.
- Reducción de la carga administrativa: El sistema OSS ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y recursos simplificando el proceso de declaración de impuestos y reduciendo la necesidad de múltiples registros del IVA en distintos Estados miembros de la UE.
- Mejora del cumplimiento: Al centralizar y simplificar el proceso de declaración del IVA, las empresas pueden garantizar un mejor cumplimiento de la legislación fiscal de la UE y reducir el riesgo de sanciones o multas.
- Mayor competitividad: El sistema OSS ayuda a las empresas a seguir siendo competitivas en el mercado de la UE reduciendo la carga administrativa y los costes asociados a la gestión del IVA.
Comprender los regímenes de OSS
El sistema de OSS se divide en tres regímenes especiales diseñados para atender a empresas con distintas obligaciones en materia de IVA:
1. Régimen no sindical
El régimen para empresas no pertenecientes a la Unión está destinado a las empresas establecidas fuera de la UE y que no disponen de un establecimiento permanente en la UE. Estas empresas pueden utilizar el régimen de no residentes en la Unión para declarar y pagar el IVA sobre las prestaciones transfronterizas de servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y televisión y por vía electrónica (TBE) a personas no sujetas al impuesto dentro de la UE.
2. Régimen de la Unión
El régimen de la Unión está destinado a las empresas establecidas en la UE o con un establecimiento permanente en la UE. Simplifica las obligaciones en materia de IVA de las empresas que venden bienes y servicios transfronterizos a consumidores finales de la UE. El régimen de la Unión cubre:
- Prestaciones transfronterizas de servicios TBE a personas que no tengan la condición de sujeto pasivo dentro de la UE
- Todas las demás prestaciones transfronterizas de servicios a personas que no tengan la condición de sujeto pasivo dentro de la UE
- Venta a distancia intracomunitaria de bienes
- Determinadas entregas nacionales de bienes, en circunstancias específicas
3. Régimen de importación
El régimen de importación es un régimen de OSS de reciente introducción concebido para empresas establecidas tanto dentro como fuera de la UE. Cubre las ventas a distancia de mercancías importadas de terceros territorios o terceros países a clientes de la UE, siempre que se cumplan determinadas condiciones. El régimen de importación es aplicable a los envíos cuyo valor intrínseco no supere los 150 EUR y excluye las mercancías sujetas a impuestos especiales.
Inscripción en el OSS
Para beneficiarse del sistema de OSS, las empresas deben inscribirse primero en el régimen correspondiente. Las empresas establecidas en la UE pueden inscribirse en el régimen de la Unión por vía electrónica a través del portal en línea de sus respectivas autoridades fiscales. Las empresas no establecidas en la UE pueden inscribirse en el régimen de la Unión utilizando el portal de registro de empresas no establecidas en la Unión.
Las inscripciones realizadas anteriormente para las MOSS se migraron automáticamente al OSS y, una vez inscritas, todos los suministros incluidos en el ámbito de aplicación del régimen deben declararse a través del OSS.
En el caso de los proveedores no establecidos en la UE que ya estén registrados en otro régimen del OSS en un Estado miembro de la UE, sólo podrán registrarse en el régimen de la Unión en el mismo Estado si realizan ventas a distancia intracomunitarias de mercancías procedentes de ese Estado miembro.
Declaraciones de IVA de OSS
Una de las principales ventajas del sistema de OSS es la posibilidad de presentar una única declaración electrónica trimestral del IVA para todas las entregas cubiertas por el régimen de OSS correspondiente. Esta declaración, junto con el IVA pagado, es transmitida por el Estado miembro de identificación a los correspondientes Estados miembros de consumo a través de una red de comunicaciones segura.
Es importante señalar que las declaraciones de IVA del SLV son adicionales y no sustituyen a la declaración de IVA que una empresa presenta a su Estado miembro en virtud de sus obligaciones nacionales en materia de IVA.
Uso eficaz del OSS
Para sacar el máximo partido del sistema OSS, las empresas deben:
- Comprender el régimen de OSS aplicable: Las empresas deben determinar qué régimen de OSS es pertinente para sus operaciones y asegurarse de que están registradas en el régimen adecuado.
- Llevar registros precisos: Las empresas deben mantener registros precisos de sus ventas transfronterizas y de sus obligaciones en materia de IVA para garantizar la correcta presentación de informes y el cumplimiento del sistema OSS.
- Presentar a tiempo las declaraciones del IVA: Las empresas deben presentar sus declaraciones del IVA de los OSS y pagar el IVA adeudado de acuerdo con los plazos establecidos por las autoridades fiscales competentes. No hacerlo puede acarrear sanciones o multas.
- Comunicarse con las autoridades fiscales pertinentes: Las empresas deben mantener una comunicación abierta con las autoridades fiscales de su Estado miembro de identificación para resolver con prontitud cualquier duda o problema relacionado con la fiscalidad.
- Manténgase informado sobre los cambios en la normativa del IVA: Las empresas deben mantenerse al día de las últimas normativas y directrices sobre el IVA en la UE para garantizar el cumplimiento continuo del sistema de OSS.
Conclusión
El sistema OSS es una herramienta inestimable para las empresas que operan en la UE, ya que simplifica el proceso de declaración del IVA y reduce la carga administrativa asociada a las ventas transfronterizas. Si conocen los distintos regímenes de OSS, se registran en el régimen adecuado y utilizan el sistema de forma eficaz, las empresas podrán ahorrar tiempo y recursos y garantizar el cumplimiento de la legislación fiscal de la UE.
