Su lista de comprobación completa para el registro de empresas estonias en 2025
1. Documentos de identificación personal
Obligatorio para todos los fundadores y directores
Pasaporte o documento nacional de identidad en vigor - ¿De qué se trata?
El pasaporte es un documento oficial de viaje expedido por el gobierno que certifica su identidad y ciudadanía. El documento nacional de identidad cumple la misma función en la UE. Para registrar una empresa en Estonia, este documento demuestra quién es usted y que tiene derecho legal a crear una entidad empresarial.
Las autoridades estonias utilizan este documento para verificar su identidad, comprobar sus antecedentes y garantizar el cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales. Es la base de todo su proceso de registro.
- Documento de identidad expedido por el Gobierno (pasaporte o documento nacional de identidad de la UE)
- Debe estar al día y no caducar en los 6 meses siguientes a la fecha de registro
- Se requiere escaneado en color o foto de alta calidad (todas las páginas que muestren información)
- Deben incluirse todas las páginas con información personal (página de la foto, página de la firma, cualquier modificación)
- Deben ser claramente legibles: se rechazarán los escaneados borrosos.
- Para los pasaportes no pertenecientes a la UE: puede ser necesario apostillarlos o legalizarlos ante notario, según el país.
- Se utiliza para verificar la identidad y comprobar los antecedentes
- Sirve como prueba de ciudadanía y capacidad legal para realizar negocios
- La zona legible por máquina (MRZ) en la parte inferior debe ser visible y clara
Justificante de domicilio - ¿De qué se trata?
El justificante de domicilio es un documento expedido por una institución oficial (gobierno, empresa de servicios públicos o banco) que confirma dónde vive usted actualmente. Este documento es necesario para el cumplimiento de la normativa, los controles contra el blanqueo de capitales y para garantizar que las autoridades puedan ponerse en contacto con usted en caso necesario.
Los bancos y las autoridades de registro necesitan verificar que usted tiene una dirección residencial estable. Esto ayuda a prevenir el fraude y garantiza el cumplimiento de la normativa internacional KYC (Know Your Customer).
- Documento oficial que confirme su domicilio actual
- Entre los documentos aceptables figuran:
- Factura de servicios públicos (electricidad, agua, gas, internet)
- Extracto bancario en el que figure su dirección
- Documento oficial con la dirección (declaración de la renta, certificado de residencia)
- Contrato de alquiler (con la firma del propietario)
- No debe tener más de 3 meses a partir de la fecha de presentación
- El documento debe mostrar claramente su nombre completo y dirección completa
- Debe coincidir con la dirección que figura en otros documentos de registro
- Las facturas digitales son aceptables si muestran los datos de la empresa emisora
- No se aceptan apartados de correos - debe ser una residencia física
- Si se aloja en casa de familiares o amigos, puede necesitar documentación adicional
- Necesario tanto para el registro de la empresa como para la apertura de una cuenta bancaria
Fotografía digital (sólo para solicitantes de residencia electrónica)
- Foto tipo pasaporte
- Reciente (tomado en los últimos 6 meses)
- Fondo claro, de frente
- Formato JPEG, mínimo 472×591 píxeles
Requisitos adicionales para ciudadanos no comunitarios
Verificación de antecedentes penales - ¿De qué se trata?
Un certificado de antecedentes penales (también llamado certificado de antecedentes policiales o certificado de buena conducta) es un documento oficial expedido por las autoridades policiales o gubernamentales que muestra si usted tiene alguna condena penal. Este documento ayuda a las autoridades estonias a asegurarse de que los directivos de una empresa cumplen los requisitos legales para operar.
Estonia se toma muy en serio el gobierno corporativo y exige que las personas que creen empresas tengan antecedentes penales limpios, sobre todo en relación con delitos financieros, fraude u otros delitos relacionados con los negocios.
- Certificado oficial de la policía o de una autoridad gubernamental en el que consten los antecedentes penales
- Las autoridades estonias comprueban automáticamente los antecedentes durante el registro
- Los antecedentes penales limpios son esenciales para la aprobación
- Algunas jurisdicciones pueden exigirle que proporcione este documento directamente
- Se centra en delitos financieros, fraude, malversación y blanqueo de dinero
- Debe apostillarse si procede de países no signatarios del Convenio de la Apostilla
- Por lo general, válido durante 6 meses a partir de la fecha de expedición
- No siempre se solicita explícitamente, pero se comprueba automáticamente
- Las condenas graves pueden dar lugar a la denegación del registro
- Las condenas menores o antiguas pueden no impedir el registro (caso por caso)
- Los formatos y procedimientos de expedición varían de un país a otro.
- El tiempo de tramitación varía según el país (de 1 día a 8 semanas)
2. Documentos de constitución de la empresa
Documentos básicos necesarios para la inscripción
Estatutos (Põhikiri) - ¿De qué se trata?
Estatutos es el documento constitucional que establece el marco jurídico y las normas internas de su empresa. Piense en él como el reglamento de su empresa que rige cómo se toman las decisiones, cómo funcionan las acciones y cómo se distribuyen los beneficios.
Este documento jurídico es obligatorio para todas las empresas estonias y sirve de base para todas las operaciones comerciales. Define la relación entre accionistas, directores y la propia empresa.
- Documento rector principal de su empresa
- Debe especificarlo:
- Nombre de la empresa (debe terminar con OÜ)
- Dirección comercial en Estonia
- Importe del capital social (mínimo 0,01 euros, recomendado más de 100 euros)
- Número y valor nominal de las acciones
- Derechos y obligaciones de los accionistas
- Procedimientos de toma de decisiones
- Normas de reparto de beneficios
- Debe estar en estonio
- Plantilla disponible a través de e-Business Register
- Puede modificarse a medida que crece su empresa
- Acceso público a través del Registro Mercantil de Estonia
Escritura de constitución - ¿De qué se trata?
La Escritura de Constitución es el acuerdo fundacional inicial firmado por todos los accionistas que declara formalmente su intención de crear juntos una empresa. Este documento precede al registro real de la empresa y sirve como prueba del acuerdo unánime entre los fundadores.
En la legislación estonia, este documento (también denominado “acuerdo fundacional”) es un contrato jurídicamente vinculante entre los fundadores en el que se describen las aportaciones iniciales de capital y el marco para la creación de la empresa.
- Acta fundacional firmada por todos los accionistas
- Declara la intención de crear la empresa
- Incluye los compromisos iniciales de aportación de capital
- Requerido para el método de registro notarial
- Enumera el nombre y los datos personales de cada fundador
- Especifica el porcentaje de participación de cada fundador
- Documento único (no se modifica después del registro)
Resolución fundacional - ¿De qué se trata?
Resolución fundacional es un documento de decisión oficial en el que los fundadores de la empresa acuerdan formalmente las cuestiones organizativas clave antes de su registro. Este documento recoge las decisiones de los miembros fundadores sobre la estructura, la gestión y las operaciones iniciales de la empresa.
Sirve como registro oficial de las decisiones tomadas durante la constitución de la empresa y, a menudo, los bancos y las autoridades lo exigen como prueba de la correcta gestión empresarial desde el primer día.
- Firmado por todos los fundadores
- Confirma el acuerdo para crear la empresa
- Especifica el nombramiento inicial de los miembros del consejo
- Distribución inicial de acciones
- Puede incluir decisiones sobre el domicilio social
- Documenta los resultados de las votaciones sobre asuntos de formación
- Requerido por el Registro Mercantil para su tramitación
Nombre de la empresa Reserva
- Compruebe la disponibilidad a través de e-Business Register (gratuito)
- El nombre debe ser único en Estonia
- No puede entrar en conflicto con marcas existentes
- Debe incluir el indicador de forma jurídica (OÜ)
- Debe ser fácil de pronunciar y recordar
Para empresas con varios accionistas
Acuerdo de accionistas (opcional pero recomendado) - ¿De qué se trata?
Un acuerdo de accionistas es un contrato privado entre los accionistas de una empresa que rige su relación y establece normas más allá de lo que figura en los estatutos. A diferencia de los estatutos (que son públicos), este acuerdo es confidencial entre los accionistas.
Este documento es especialmente importante para las empresas con varios fundadores, ya que evita conflictos y proporciona procedimientos claros para gestionar desacuerdos, salidas o cambios en la propiedad.
- Define las relaciones entre los accionistas
- Procedimientos de resolución de litigios
- Esboza las disposiciones de compraventa (qué ocurre si alguien quiere abandonar la empresa).
- Detalla los derechos de voto y los umbrales de decisión
- Protege a los accionistas minoritarios de las decisiones mayoritarias
- Puede incluir cláusulas de no competencia
- Establece métodos de valoración de las acciones
- No es obligatorio, pero sí muy recomendable para empresas con varios fundadores
- Sigue siendo privada (no se registra en el Registro Mercantil)
3. Documentos legales y de conformidad
Registro y autorización
Poder notarial (POA)
- Obligatorio si se registra a distancia a través de un representante
- Debe autorizar a una persona/empresa concreta a actuar en su nombre
- Debe indicar claramente el alcance de la autorización:
- Registro de empresas
- Firma de documentos
- Apertura de cuenta bancaria (si procede)
- Debe ser notariada y posiblemente apostillada dependiendo del país de origen
- Se requiere traducción al estonio si está en otro idioma
Selección del código NACE
- Clasificación estadística de actividades económicas
- Determina los requisitos para la concesión de licencias
- Elija cuidadosamente el código de la actividad principal
- Puede añadir códigos secundarios para actividades adicionales
- Disponible en el Registro de Comercio Electrónico durante la solicitud
Dirección legal en Estonia
- Obligatorio para todas las empresas
- Puede ser:
- Dirección de oficina virtual (más común para e-residentes)
- Oficinas físicas
- Dirección del proveedor de servicios
- Normalmente se requiere una suscripción anual
- Debe ser una dirección válida (no un apartado de correos)
Requisitos especiales de actividad
Licencias y permisos (si procede)
- Depende de su actividad
- Actividades reguladas comunes:
- Servicios financieros
- Servicios sanitarios
- Transporte
- Manipulación de alimentos
- Construcción
- Servicios educativos
- Consulte con el ministerio estonio competente antes de inscribirse
4. Documentos bancarios y financieros
Para abrir una cuenta bancaria de empresa
Documentos de registro de la empresa
- Estatutos (apostillados si es necesario)
- Extracto del Registro Mercantil de Estonia
- Número de registro de la empresa
- Documentación para el nombramiento de miembros del Consejo
Identificación personal
- Pasaporte o documento nacional de identidad
- Justificante de domicilio
- Certificado de residencia fiscal (a veces obligatorio)
Documentación empresarial
- Plan de empresa (muy recomendable, a veces obligatorio)
- Descripción del modelo de negocio
- Volumen de transacciones previsto
- Explicación del origen de los fondos
- Información sobre clientes y proveedores
- Estados financieros proyectados (primeros 12 meses)
Documentación sobre el capital social
Certificado bancario de depósito de capital social
- Obligatorio si se paga el capital social por adelantado
- Muestra los fondos depositados en la cuenta de la empresa
- Puede aplazarse hasta que la empresa genere ingresos
- Mínimo recomendado: 100 euros (aunque técnicamente se permite 0,01 euros)
Notas importantes:
- El capital social puede depositarse tras el registro
- No hay distribución de beneficios hasta que el capital esté totalmente desembolsado
- Un mayor importe de capital causa mejor impresión en los bancos
- La mayoría de los proveedores de servicios recomiendan un mínimo de 2.500 euros para la banca
Lista de referencia rápida
Antes de empezar
- Pasaporte/DNI en vigor (validez mínima de 6 meses)
- Justificante de domicilio (no más de 3 meses)
- Foto digital (para la e-Residencia)
- Antecedentes penales limpios
- Decidir el nombre de la empresa (comprobar disponibilidad)
- Elija el código de actividad de la NACE
- Seleccione el método de registro
Documentos básicos
- Estatutos (en estonio)
- Resolución fundacional
- Escritura de constitución (si se utiliza notario)
- Poder notarial (si es a distancia a través de un representante)
- Acuerdo de accionistas (si hay varios fundadores)
- Domicilio social en Estonia garantizado
✅ Para la banca
- Preparación del plan de empresa
- Documentación sobre el origen de los fondos
- Volumen de transacciones previsto
- Extracto del registro mercantil
- Documentos personales de identidad
- Justificante de domicilio
✅ Posregistro
- Extracto del Registro Mercantil obtenido
- Cuenta bancaria abierta
- Capital social depositado (si procede)
- Registro del IVA completado (si es necesario)
- Establecimiento del sistema contable
- Preparación de los contratos de trabajo (en caso de contratación)
¿Necesita ayuda con sus documentos?
LKS Consult Services:
- Preparación y revisión de documentos
- Coordinación de la traducción
- Servicios de apostilla
- Elaboración del plan de empresa
- Apoyo a la documentación bancaria
- Gestor personal durante todo el proceso
¿Listo para empezar?
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